PHÂN HỆ PURCHASE – MUA HÀNG

Giới thiệu chung phân hệ Purchase

1. Mục đích của bộ tài liệu:

Hướng dẫn quy trình mua hàng

Phân hệ Purchase giúp quản trị mua hàng, đảm bảo các nguyên tắc: Đúng mặt hàng,  Đúng số lượng, Giá cả, Chất lượng, Thời gian. Từ đó kiểm soát hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

2. Lưu đồ tổng quan phân hệ Purchase

image-1702030985649.png

3. Giao diện Purchase

Khi click vào icon Purchase, bạn sẽ ra màn hình sau. Màn hình này liệt kê toàn bộ các Request For Quotation (RFQ) & Purchase order (P/O), nếu bạn muốn chỉ xem P/O, bạn sẽ chọn menu Filter -> Purchase Order.

image-1702031233655.png

4. Ý nghĩa các status biểu diễn trên màn hình over view trên P/O

Receipt Status:

Billing Status:

Hướng dẫn sử dụng phân hệ Purchase

1. Hướng Dẫn Tạo Request For Quotation Trên Odoo

Tại trang Purchase, bấm vào Create để tạo RFQ mới.

Sau khi trang RFQ đã hiện lên, nhấp chọn hoặc điền thông tin vào từng mục  

image-1702032298115.png

 

Tại Tab Products phía dưới, bấm Add a line để thêm sản phẩm vào RFQ.

Chú ý: Nếu sản phẩm cần mua không có thông tin trên hệ thống thì có thể tự tạo Product mới (xem cách tạo Product trong Hướng dẫn sử dụng phân hệ Sales.).

Tại Tab Other Information:

Cột bên trái:

Cột bên phải:

BẤM NÚT SAVE ĐỂ LƯU LẠI.

2. Chuyển Trạng Thái Request For Quotation Sang PO

Sau khi đã thống nhất với nhà cung cấp về giá cả, điều khoản giao hàng, thời gian, thanh toán, và các thông tin khác,.. nhấn Confirm Order để chuyển đơn hàng từ trạng thái RFQ sang PO. 

image-1702032378659.png

Sau khi RFQ trở thành PO, nó sẽ tự sinh phiếu Receipt, tương tự như phần hành Sales, nó tự sinh ra phiếu Delivery.

image-1702032588490.png

Gắn báo giá, invoice, VAT invoice do nhà cung cấp phát hành, hợp đồng mua hàng (nếu có),.. và mọi chứng từ liên quan đơn hàng lên ERP, vào chỗ biểu tượng kẹp giấy (đã hướng dẫn tại phân hệ SALES).

Tạo landed cost và nhận hàng

Với đơn hàng nhập khẩu, sau khi hàng đã đến và làm xong Tờ khai hải quan, chúng ta sẽ kiểm tra hàng hóa và đối chiếu với P.O (số lượng, chất lượng,..), đồng thời thực hiện quy trình nhận hàng và tạo Landed Costs trên hệ thống.

Bạn cần thực hiện quy trình chính xác theo thứ tự các bước sau đây:

Quy trình nhận hàng và tạo Landed costs:

1

Update tỷ giá

2

Landed cost

3

Receipt

4

Billing

1. Tạo Currencies/Update tỷ giá:


Vào mục Tab Customs Declaration trên menu chọn  Currencies:

image-1702103092226.png

image-1702103105214.png

image-1702103112249.png

Lưu ý chọn ngày và tỷ giá theo chính xác thông tin trên Tờ khai hải quan đã thông quan.

2. Vào Receipt để xem và kiểm tra HS code , thuế suất NK & thuế VAT nhập khẩu, 

Lấy Tờ khai hải quan làm chuẩn. Nếu HS Code chưa được set trên hệ thống hoặc lệch với Tờ khai hải quan, thì phải thao tác theo quy trình:

image-1702103181572.png

3. Tạo Landed cost (tờ khai hải quan - nhập chi phí mua hàng)

- Nhấn vào Create Landed Cost,  

image-1702103194149.png

 

image-1702103525935.png

Lưu ý: do tờ khai là file excel nên một số dữ liệu có thể cần bấm vào mới xem được full thông tin, hiển thị tại ô phía trên, như ảnh.

image-1702103232304.png

Chúng ta sẽ điền vào các mục:

image-1702103286395.png

 

image-1702103301617.png

- Dựa vào các thông tin ta đã nhập trong suốt quá trình tạo Receipt và Landed Costs, hệ thống sẽ tính nháp tổng chi phí mua hàng ,  thuế nhập khẩu và thuế GTGT nhập khẩu.

- nhấn "Validate" hệ thống sẽ phân bổ chi phí mua hàng cho từng line products trên PO

- Nhấn  "Post" hệ thống tự sinh bill ghi công nợ thuế và công nợ cho các nhà cung cấp dịch vụ liên quan thể hiện trên phiếu landed cost

image-1702543682095.png

4. Receipt -Nhận hàng: Mở phiếu Receipt & kiểm tra lại thông tin

 

image-1702103339615.png

 

Đối chiếu số lượng hàng hóa nhận được thực tế với thông tin hàng hóa trên tờ Receipt cũng như trên PO để đảm bảo không bị thiếu sót. Kiểm tra, đánh dấu, ký tên và ghi ngày kiểm tra lên bản giấy.

image-1702103350244.png

Nếu phát hiện hàng nhận được bị thiếu, cần đánh dấu lại và báo với quản lý/phản ánh với bên bán để làm rõ vấn đề và yêu cầu giao bù hoặc tìm cách giải quyết khác

image-1702103359126.png

image-1702103367100.png

Billing

Tạo Vendor bill để ghi công nợ cho nhà cung cấp, cách thực hiện giống như tạo Customer Invoice tại phân hệ Sales Order

Nếu Bill bạn tạo trùng ngày với ngày receipt, thì chênh lệch tỷ giá sẽ ít hoặc không có. Tuy nhiên với những PO có gốc ngoại tệ, thì việc xử lý chênh lệch tỷ giá là việc đương nhiên 

Tạo Vendor bill

Tại trang PO, nhấn Create Bill để tạo Bill.

image-1702103451373.png

 PO nào không có hóa đơn cần ghi chú KHD, còn để trống có nghĩa là có hóa đơn nhưng chưa nhận được. 

Khi Bill được nhấn "Validate", thì công nợ NCC đã được ghi .

Cần lưu ý liên hệ với Vendors để thu hết các hóa đơn của các đơn hàng trong một quý trước khi kết thúc quý đó

Thanh toán Bill giống Quy trình nhận thanh toán Customer Invoice.