TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG ERP DAVITEQ

SƠ LƯỢC VỀ ERP DAVITEQ

SƠ LƯỢC VỀ ERP DAVITEQ

Giao diện phần mềm

 

Đăng nhập vào đường link sau: …………….. (link do Quản trị viên cấp).

 

Lưu ý:
* Chỉ đăng nhập vào được khi được cấp user & password;
* Cấp quyền truy cập ERP Odoo, do bộ phận IT cấp dựa trên phê duyệt của BGĐ.

  => Sau khi đăng nhập, bạn sẽ thấy cửa sổ màn hình chính như sau. Đây là màn hình toàn quyền sử dụng các phân hệ ERP, bạn có thể sẽ thấy ít hơn tuỳ thuộc vào quyền truy cập mà bạn được cấp.

image-1702033361269.png

SƠ LƯỢC VỀ ERP DAVITEQ

Lưu đồ hoạt động

image-1702020299032.png

 

CÁCH TẠO MÃ KHÁCH HÀNG VÀ SẢN PHẨM

CÁCH TẠO MÃ KHÁCH HÀNG VÀ SẢN PHẨM

Hướng dẫn tạo Customer (Danh mục khách hàng):

- Nhấn tab Sales/Customer:

image-1702033517037.png


- Nhấn Create:

image-1702033959987.png

- Chọn Invidual, khi customer bạn muốn tạo là 1 cá nhân muốn mua hàng để phục vụ cho mình với mục đích thử nghiệm sản phẩm hay áp dụng cho chính gia đình với quy mô nhỏ mà họ chưa có pháp nhân là doanh nghiệp.

- Chọn Company khi Customer đại diện cho một doanh nghiệp liên hệ để mua hàng phục vụ cho Sản xuất Kinh doanh hay Nghiên cứu phát triển.

- (1) Ô đầu tiên Customer Code, đặt theo quy tắc: viết in hoa, dính liền, không bỏ dấu tiếng Việt, ưu tiên đặt mã theo thứ tự sau:

          * Tên viết tắt chính thức của công ty đó theo giấy phép đăng ký kinh doanh, hoặc được công bố trên web của họ.

Ví dụ:  Công ty Cổ phần Công nghệ Daviteq, có tên viết tắt là "Daviteq" => đặt mã Code DAVITEQ.

           * Tên dễ gợi nhớ nhất cho customer.

                     Ví dụ: Công ty điện tử Bình Anh => đặt mã Code là BINHANH.

           * Nếu Company có hơn 01 chi nhánh. Đặt tên theo cú pháp: " Customer code_TÊN CHI NHÁNH”.

                      Ví dụ: MASAN_BD (Masan Bình Dương), MASAN_PQ (Masan Phú Quốc)

- (2) Tên khách hàng:  viết đầy đủ tên khách hàng theo giấy phép đăng ký doanh nghiệp của họ, có thể tra cứu trên web của họ hoặc web của Tổng cục thuế hay Sở kế hoạch đầu tư.

- (3) Địa chỉ: 

         * Khách hàng trong nước : Chọn trường tỉnh thành => tự động load ra quốc gia là Việt Nam  => Chọn ngôn ngữ: Tiếng Việt

          * Khách hàng ngoài nước: chọn Quốc gia => Chọn ngôn ngữ Tiếng Anh

- (4) Customer Category: 

          * Contractor : Khi khách hàng là nhà thầu.

          * Distributor : Khi khách hàng là đại lý

          * End user : Khi khách hàng là nhà máy, là người sử dụng thiết bị như là tài sản, hay công cụ để phục vụ sản xuất kinh doanh. 

          * Trader : Khi khách hàng là những công ty chỉ mua thiết bị rồi bán lại cho nhà máy (End user).

- (5) Industry: Một số khách hàng có thể họ sẽ phục vụ cho nhiều ngành công nghiệp khác nhau, tuy nhiên ta chỉ set ngành công nghiệp nào mà Daviteq đang phục vụ cho họ nhiều nhất mà thôi. Ý nghĩa từng ngành công nghiệp có thể nhấn vào "search more" để hiện ra 1 bảng có mô tả ý nghĩa của từng industry rồi chọn cho chính xác hơn.

- (6), (7), (8), (9) Các trường: Fax, Phone, Email, Website : các trường này dành ghi thông tin chung của công ty,  ngoài ra, riêng cho từng nhân sự trong công ty ấy bạn sẽ thêm thông tin vào Tab Contact & Address.

Các Tab trong Customer:

image-1711684378662.png

image-1711684294027.png

image-1711684469258.png

 

image-1711684509728.png

Tên SBU-Customer Category-Year -Currency

Ví dụ: IoT-End User-2023_U là khách mua IoT, là end user và đơn vị tiền tệ được chọn báo giá là  USD.

CÁCH TẠO MÃ KHÁCH HÀNG VÀ SẢN PHẨM

Hướng dẫn tạo sản phẩm (Products)

Hướng Dẫn Tạo Products

Product Code: Tạo mã sản phẩm

Product name: Tạo tên, mô tả sản phẩm

Description for Customs declaration purpose: Tên sản phẩm phục vụ khai quan & xuất HĐ GTGT

* Can be sold: sp này có thể bán được

* Can be Purchase: sp này có thể mua được

* Recurring: Đây là các mã hàng cho nhóm có thể duy trì hàng năm, thường là các phí gia hạn phần mềm

BOM Type

* None: là sản phẩm thương mại, thuộc nhóm hàng hóa

* Finished products: Thành phẩm được sx thông qua M.O

* Semi- finished products: Bán thành phẩm

* Materials: Nguyên vật liệu sản xuất, khi tick vào ô này, mã hàng này mới được load vào màn hình chọn sp tham gia cấu thành BOM

Product Type

* Storable Product: sản phẩm được tính số lượng tồn kho 

* Service: Sp là dịch vụ, không lưu kho

* Consumable: vật tư tiêu hao, không lưu kho 

PRODUCT CATEGORY

Chọn categories phù hợp, Categories được config trước tại "Accounting"

Tab GENRAL INFORMATION

- HS Code: tra theo biểu thuế xuất nhập khẩu cho từng mã sản phẩm. Thuế nhập khẩu và thuế VAT nhập khẩu sẽ tự động load ra theo HS code

- Can be warranty: áp dụng cho sản phẩm có bảo hành, thời gian bảo hành tuỳ theo từng loại sản phẩm

- Sales UoM: đơn vị tính khi bán

- Purchase UoM: đơn vị tính khi mua

- Manufacturing: Nhà sản xuất

- Origin: Xuất xứ

Tab SALES

- Nhập pricelist bằng cách add a line & theo hướng dẫn của phần mềm

Tab PURCHASE

- Nhập Vendor đề xuất bán sản phẩm này & giá mua (nếu có). Bạn phải lưu ý config Vendor tại tab purchase trường hợp có chọn “Make to order” ở tab inventory, nếu không bạn không thể confirm SO.

Tab INVENTORY

- Tick cặp "Make to order" & "Manufacturer" => khi confirmS/O, nếu sp này trong kho chưa đủ => sẽ tạo M.O phục vụ cho đơn hàng đó

- Tick cặp "Make to order" & "Buy"=> khi confirmS/O, nếu sp này trong kho chưa đủ => sẽ tạo P.O phục vụ cho đơn hàng đó.

- Nếu chỉ để Buy hay Manufacturing đơn lẻ thôi, thì sẽ không thể generate ra SO hay PO

Tab ACCOUNTING

Dành cho phần set default cho kế toán

CÁCH TẠO MÃ KHÁCH HÀNG VÀ SẢN PHẨM

Sử dụng Biến thể sản phẩm - Product Variants

Biến thể sản phẩm là các biến thể, chẳng hạn như màu sắc, chất liệu khác nhau, v.v., của cùng một sản phẩm. 

Ví dụ: Sản phẩm là Áo sơ mi, biến thể -variants của nó gồm màu sắc và kích cỡ

1. Config như hình

image-1703837366639.png2.image-1703837714709.png

image-1703837806739.png

 

image-1703837667937.png

 

Lưu  ý: giá trị của Attribute trên từng line bắt buột phải lớn hơn 1, nếu bằng 1, phần mềm sẽ hiểu attribute là chính nó, không cần tổ hợp nữa

image-1703838215303.png

 

image-1703838406143.png

image-1703838341611.png

image-1703838682670.png

image-1703838838296.png

 

PHÂN HỆ CRM

PHÂN HỆ CRM

Giới thiệu chung về CRM

CRM là viết tắt của từ Customer Relationship Management – Quản trị quan hệ khách hàng. Phân hệ này giúp việc phân tích và phát triển quan hệ gắn bó với khách hàng nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn. Tài liệu này viết ra với mục đích hướng dẫn sử dụng phân hệ CRM thuộc hệ thống phần mềm ERP của Daviteq.

Khi click vào icon CRM, bạn sẽ ra Màn hình này liệt kê Pipeline, lọc sẵn tất cả các Opportunity của riêng bạn. Nếu bạn được cấp quyền quản lý, có thể xem được tất cả các user, bạn nhấn dấu "x" trên ô search, bạn sẽ thấy toàn bộ pipeline hiện có.

 

image-1702021353987.png

PHÂN HỆ CRM

Hướng dẫn sử dụng phân hệ CRM

 Hướng dẫn tạo một cơ hội bán hàng trong CRM:

1. Tạo một Lead/ Opportunity (Khách hàng tiềm năng/ Cơ hội bán hàng):

Khi bạn có được thông tin bất kì ai có nhu cầu về sản phẩm hoặc giải pháp của công ty, là lúc bạn phải tạo Lead.

*Cách tạo Lead/ Opportunity: 

- Trên CRM Pipeline => hiện ra cửa sổ như hình bên dưới. Giao diện này liệt kê ra danh sách lead đang tồn tại trên hệ thống, và các giai đoạn (Stage), các Lead có thể do các Users, Salesperson khác nhau phụ trách.

image-1702023270923.png

- Bấm vào nút CREATE => xuất hiện ra cửa sổ tạo Lead/ Opportunity.

image-1702023280126.png


- Nhập thông tin theo form, nhấn Edit để bắt đầu chỉnh sửa Lead/ Opportunity.

- Customer: Tên khách hàng cho cơ hội bán hàng

- Contractor: Nhà thầu thực hiện dự án này

- End user: Chủ đầu tư cho dự án này

- Email: của người liên lạc

- Phone: của người liên lạc.

-> Nhấn SAVE để hoàn tất quá trình tạo Lead/ Opportunity.

2. Cách theo dõi Opportunity và tạo các hoạt động cho nó:

 

image-1702025732412.png

 

image-1702025746429.png

Khi bấm vào Mark Done thì xuất hiện cửa sổ để nhâp nội dung báo cáo, user sẽ phải nhập thông tin vô.

Các Stage trên Lead/ Opportunity:

PHÂN HỆ SALES - BÁN HÀNG

PHÂN HỆ SALES - BÁN HÀNG

Giới thiệu phân hệ Sales:

Sales là một trong những phân hệ cơ bản của hệ thống ERP, phân hệ giúp bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán theo dõi quản lý đơn hàng, doanh thu và các khoản nợ một cách chặt chẽ, chính xác, giúp Lãnh đạo nắm bắt tình hình tức thời để đưa ra các quyết định kịp thời. 

 

LƯU ĐỒ HOẠT ĐỘNG

image-1702026824699.png

image-1702038427803.png

Khi click vào icon Sales, bạn sẽ ra màn hình sau. Màn hình này liệt kê toàn bộ các Quotation & Sales order (S/O)

image-1702038523163.png

- Nếu bạn muốn chỉ xem S/O => Chọn Orders

image-1708677386942.png

 

1.  Ý nghĩa các status biểu diễn trên màn hình over view trên S/O

Delivery status

- To deliver: Các phiếu delivery được phần mềm tạo tự động, nếu ở trạng thái này có nghĩa là chưa giao hàng tức là chưa có phiếu nào ở trạng thái "Done"

- Delivered: Chưa giao đủ hàng

- Full delivery: Đã giao đủ hàng hóa

- Nothing to delivery: các product line trên S/O toàn bộ là service=> không cần delivery nên phần mềm không sinh phiếu delivery

Invoice status

- To Invoice: chưa tạo invoice, hoặc invoice chưa được validate

- Partially Invoice: đã tạo invoice  & validate một phần, nhưng chưa đủ

- Fully Invoice: đã tạo đủ & validate hoàn toàn

Payment status: 

- Paid: đã nhận được thanh toán đầy đủ

- Partially Paid: đã nhận được 1 phần thanh toán

- Not Paid: chưa nhận được thanh toán

 

 

PHÂN HỆ SALES - BÁN HÀNG

Hướng dẫn sử dụng phân hệ Sales Order

 Tạo Quotation 

Sau khi trang Quotation đã hiện lên, nhấp chọn hoặc điền từng mục vào Quotation

image-1702039339741.png

Cột bên phải, từ trên xuống:

Tab Order line:

Add a product: để thêm line hàng hoá

Add a section : để nhóm các mục cần báo giá có liên quan với nhau

Add a note: để ghi chú đi giải thích thêm, cho phép ghi chú từng hạng mục phía trên nó 

Lập lại quy trình Add a product cho các mặt hàng khác cần báo giá.

* Các khoản phí Bank, custom clearance, shipping cũng được thêm vào bằng mục Add a product:

*Có thể nhấn vào ô mũi tên bên trái để kéo các mục lên xuống.

Tab Optional Products : Áp dụng cho những sản phẩm bán kèm, thao tác giống tab Order Lines

Tab Other Information

+ Cột Shipping Information:

+ Cột Sales Information:

+ Cột Invoicing:

 

 

 

PHÂN HỆ SALES - BÁN HÀNG

Customer Invoice & Register Payment

1. Tạo Invoice:

Tại trang Quotation, sau khi bấm Confirm sẽ hiện ra trang như sau, bấm CREATE INVOICE để tạo Invoice

image-1702102476635.png

Tại khung cửa sổ hiện lên, nhấn Create and view invoice:

image-1702102503474.png

Lúc này sẽ hiện lên trang để edit invoice như sau:

image-1702102519076.png

Có bốn mục cần lưu ý:

Hai mục VAT Date và VAT Invoice, cần lưu ý sự khác nhau giữa đơn hàng bán cho khách nội địa và đơn hàng xuất khẩu.

Sau khi xác nhận khách hàng đã thanh toán, kế toán công ty sẽ xuất Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT Invoice) cho khách. Sales admin yêu cầu kế toán cũng gửi file Hóa đơn giá trị gia tăng cho mình để lưu vào mục Invoice trên hệ thống ERP và lấy thông tin để điền invoice.

Mở file Hóa đơn giá trị gia tăng, sẽ thấy như hình bên dưới. Mục Số (No. ): ở góc trên bên phải là số sẽ điền vào VAT Invoice, còn phần Ngày tháng năm ở giữa là thông tin để điền vào VAT Date.

Hóa đơn trong hình là hóa đơn VAT của INV/2023/00183194 thuộc SO/2023/00935, nên ta sẽ điền vào INV/2023/00183194 các thông tin như hình dưới:

+ VAT Date: 25/11/2023

+ VAT Invoice: 45

image-1702102563533.png

+ VAT Date: là Ngày đăng ký trong tờ khai hàng hóa xuất khẩu (tờ khai hải quan, nhận được sau khi nhờ làm tờ khai để ship hàng)

+ VAT Invoice: là Số tờ khai – Số hóa đơn giá trị gia tăng.

Ví dụ: INV/2023/00183190 thuộc SO/2023/00913 có tờ khai hải quan như hình dưới, thì VAT Date của invoice này là 29/11/2023, VAT Invoice là   TK 306030898630 - HĐ 155

image-1702102592059.png

Sau khi kiểm tra các thông tin để tránh sai sót thì nhấn Validate để xác nhận invoice. 

Khi Invoice được validate, nếu có phần thanh toán trả trước cho S/O này đã được ghi nhận tại phân hệ Invoicing trước đó, bạn sẽ thấy mục gợi ý Add Payment tại vị trí sau như hình dưới, với số tiền tương ứng với số đã nhập trong Invoicing. Nhấn dấu cộng "add" là hệ thống sẽ tự động ghi nhận thanh toán cho đơn hàng này.

Hình bên dưới là sau khi đã add payment, hệ thống đã cập nhật thu tiền và hiển thị trên trang Invoice

image-1702102617175.png

Nhấn vào Print-> Invoice để tải xuống/in ra và lưu vào folder dữ liệu kinh doanh, tương tự như với delivery slip.

2. Register Payment

Khi bạn nhận được thanh toán  của khách hàng hay bạn thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, bạn làm tại phân hệ Accounting, mục payment. Ngoài ra, bạn vẫn có thể làm trực tiếp trên Invoice hay Bill như hướng dẫn bên dưới

image-1702269997753.png

bạn nhấn vào "Register Payment", sẽ hiện ra bảng sau

image-1702270407273.png

Nhấn lệnh "Create" để tạo payment & lưu bút toán

 

PHÂN HỆ SALES - BÁN HÀNG

Ghép đơn hàng nhỏ thành đơn hàng tổng tương ứng với đợt giao hàng tổng,

Cách ghép đơn hàng nhỏ thành đơn hàng tổng tương ứng với đợt giao hàng tổng,

Nếu các đơn hàng có tick dấu “ Is a temporary order” (gọi là S/O tạm) ta chỉ nhấn confirm S/O để phần mềm generate ra PO hay MO thôi. Tuyệt đối không được tạo Invoice và validate phiếu Delivery

Trước khi giao hàng/khai quan, phải tổng hợp lại các S/O có dánh dấu “ Is a temporary order” sẽ được giao hàng để tạo ra một S/O tổng, thay thế cho nhiều S/O tương ứng với PO của khách hàng được giao trong đợt này.

            Cách tạo S/O tổng:

  1. Tại giao diện Quotation, tạo S/O tổng
  2. Xuất excel, lấy ID của S/O tổng

image-1702040685175.png

image-1702041168313.png

3. Từ giao diện sales order, chọn các S/O có dánh dấu “ Is a temporary order” cần gom vào S/O tổng

image-1702041378769.png

4. Nhấn vào nút Action/Export, rồi chọn template như hình, bạn có thể đặt tên & lưu nó lại để lần sau không cần dò tìm nữa,

image-1702102325409.png

5. Nhấn nút “EXPORT” sẽ lấy được file excel nàyimage-1702102334854.png

6. Thay ID của S/O tổng vào dòng thứ nhất của “mục id” và delete hết các ID còn lại phía dưới => lưu

7. Vào giao diện Quotation/Favorite/Import record

image-1702102347321.png

8. Nhấn nút Import record => load file =>test => Import => bạn sẽ đưa được các SO line từ các S/O tạm vào S/O tổng

9. Làm các bước tiếp theo để kết thúc S/O tổng này như một S/O bình thường, vì hàng hóa cho S/O này đã được generate ra PO, MO từ các S/O tạm trước, nên nó đã đủ hàng & sẽ không generate thêm nữa. Nếu nó generate thêm PO/MO là bạn chưa xử lý các PO/MO xong => kiểm tra & quay lại xử lý các PO/MO sinh ra từ các S/O tạm trước

PHÂN HỆ SALES - BÁN HÀNG

Xử lý nghiệp vụ cho khách hàng mượn hay demo thiết bị

Mục đích:

Nhiều trường hợp chúng ta không thể từ chối cho khách hàng dùng thử sản phẩm, hoặc ta phải tạo ra 1 hệ thống demo cho khách hàng chạy thử để họ có thể chọn phương án thi công mà chúng ta đề xuất. Nếu không quản lý các vấn đề này, ta sẽ bỏ trôi, quên đi số tài sản này

Cách thực hiện nghiệp vụ

Bạn không nên tạo S/O giả với số lượng cần cho khách hàng mượn và giá trị bằng 0, làm như thế phiếu xuất sẽ chạy theo hướng giao hàng bán bình thường vì "Operation type" của nó sẽ là "Delivery". Còn nếu bạn theo luồng như hướng dẫn này thì operation type của nó là "Demo/Lending", giúp cho cả Admin và kế toán sẽ nhận biết những ca đặc biệt này phải quản lý nó theo kiểu đặc thù.

  1. Vào Inventory/Inventory Overview
  2. Chọn Operation Type "Demo/Lending"

    image-1702887277383.png

  3. Nhấn "Create" để tạo một phiếu xuất kho cho mượn hàng hóa

    image-1702887392668.png

  4. Điền phiếu

- Delivery Address: chọn khách hàng mượn hàng

- Operation type: tự sinh ra (không được sửa)

- Schedule date: set ngày đến hạn thu hồi hàng hóa

- Source documents: là ô text, bạn có thể điền ghi chú nếu cần

Detail Operations: 

- "Add a line " để chọn sản phẩm cho mượn

- Lot/Serial number: chọn S/N thiết bị cho khách hàng mượn (nếu có)

- Done: gõ số lượng sản phẩm cho mượn. Nếu sp có quản lý serial No., bạn phải add từng line, mỗi line là 1 số serial

- Nhấn nút "Save" , phiếu chuyển sang trạng thái "Ready", chờ xử lý ở giai đoạn sau.

Giao diện này giúp ta biết được ngày dự kiến thu hồi thiết bị 

image-1702890116950.png

Ta tự quy định ý nghĩa status trong Operation Type này

- Ready: đang cho mượn, trong kho trên máy ta vẫn còn thiết bị này, nhưng thực tế nó đã được đưa đến khách hàng demo => hàng chưa xuất ra khỏi kho & giá vốn vẫn chưa được ghi

image-1702890189521.png

Bạn sẽ thấy, tồn kho vẫn 5c, nhưng forcasted còn 3 units, là vì nó đã reserved cho phiếu DAVI/LEN/00004, 2 units rồi

image-1703230260271.png

 

- Cancel: khách hàng đã trả hàng.

Nếu tới cuối thời hạn thu hồi, bạn thu hồi được thiết bị thì nhấn nút "Cancel", hàng trong kho không mất, giá vốn chưa xuất-

- Done: hàng đã được xuất ra khỏi kho, phần này giá trị kho này bạn có thể đưa vào chi phí 

Nếu tới cuối thời hạn thu hồi, bạn không thu hồi được thiết bị hoặc thu hồi nhưng đã hỏng, hoặc cũ, không thể bán được nữa thì nhấn nút "Validate" để trừ kho và xuất giá vốn, phần giá trị này có thể đưa vào chi phí bán hàng , chi phí quản lý, hay giá vốn....tùy bạn đánh giá sự hợp lý của mỗi trường hợp.

 Bạn vẫn có thể làm theo một cách khác là

1. Bạn sẽ Done luôn phiếu cho mượn, => xuất kho, ghi chi phí.

2. Khi nào bạn thu hồi thì dùng chức năng "Return" để nó quay về kho.

Bạn xuất hàng hóa ra từ kho nào & ghi chi phí vào tài khoản nào thì nó sẽ làm bút toán đảo lại đúng y như bạn đã làm trước kia.

Tuy nhiên, nhược điểm của cách này sẽ làm bạn quên đi các ca mà bạn phải đòi lại các TB đã cho mượn. Nó chỉ đúng thực tế về số lượng tồn kho & chi phí, bởi nó xem như đã "Done"-hoàn thành rồi không cần chú ý tới nữa, nó không còn màu xanh khác biệt & "scheduled date" không còn hiện ra nhắc nhở bạn phải thu hồi tài sản

image-1703231398245.png

Vì vậy, tùy vào trường hợp cụ thể mà bạn suy xét nên chọn phương án nào.

 

PHÂN HỆ SALES - BÁN HÀNG

Ghi nhận số Serial thiết bị bán ra & kích hoạt bảo hành

Mục đích sử dụng: 

Giúp bạn ghi nhận số serial của thiết bị bán ra, và truy xuất được lịch sử của thiết bị để phục vụ cho việc bảo hành. 

Chỉ có những Products được bật trạng thái áp dụng chế độ bảo hành thì mới có thể sử dụng chức năng này

Cách bật chế độ bảo hành cho sản phẩm : Có 03 nấc, bạn có thể chọn sử dụng nấc nào cho phù hợp với doanh nghiệp và sản phẩm đặc thù cho riêng mình. Ngược lại, nếu bạn không chỉ định nơi đây, hệ thống sẽ không cho phép bạn tạo phiếu bảo hành & in phiếu bảo hành.

  1. Áp dụng trên "Products Categories". Khi bạn bật chế độ áp dụng trên Products Categories thì toàn các Products & products Variants nào thuộc categories này được mặc định được hưỡng chế độ bảo hành 
  2. Áp dụng trên Products: Khi bạn bật chế độ áp dụng trên Products thì toàn các Products Variants nào thuộc nhóm Products này được mặc định được hưỡng chế độ bảo hành .
  3. Áp dụng trên Products Variants: Khi bạn bật chế độ áp dụng trên Products Variants, thì chỉ Variants nào được chọn mới được mặc định được hưỡng chế độ bảo hành.

 

 

 

 

PHÂN HỆ PURCHASE – MUA HÀNG

PHÂN HỆ PURCHASE – MUA HÀNG

Giới thiệu chung phân hệ Purchase

1. Mục đích của bộ tài liệu:

Hướng dẫn quy trình mua hàng

Phân hệ Purchase giúp quản trị mua hàng, đảm bảo các nguyên tắc: Đúng mặt hàng,  Đúng số lượng, Giá cả, Chất lượng, Thời gian. Từ đó kiểm soát hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

2. Lưu đồ tổng quan phân hệ Purchase

image-1702030985649.png

3. Giao diện Purchase

Khi click vào icon Purchase, bạn sẽ ra màn hình sau. Màn hình này liệt kê toàn bộ các Request For Quotation (RFQ) & Purchase order (P/O), nếu bạn muốn chỉ xem P/O, bạn sẽ chọn menu Filter -> Purchase Order.

image-1702031233655.png

4. Ý nghĩa các status biểu diễn trên màn hình over view trên P/O

Receipt Status:

Billing Status:

PHÂN HỆ PURCHASE – MUA HÀNG

Hướng dẫn sử dụng phân hệ Purchase

1. Hướng Dẫn Tạo Request For Quotation Trên Odoo

Tại trang Purchase, bấm vào Create để tạo RFQ mới.

Sau khi trang RFQ đã hiện lên, nhấp chọn hoặc điền thông tin vào từng mục  

image-1702032298115.png

 

Tại Tab Products phía dưới, bấm Add a line để thêm sản phẩm vào RFQ.

Chú ý: Nếu sản phẩm cần mua không có thông tin trên hệ thống thì có thể tự tạo Product mới (xem cách tạo Product trong Hướng dẫn sử dụng phân hệ Sales.).

Tại Tab Other Information:

Cột bên trái:

Cột bên phải:

BẤM NÚT SAVE ĐỂ LƯU LẠI.

2. Chuyển Trạng Thái Request For Quotation Sang PO

Sau khi đã thống nhất với nhà cung cấp về giá cả, điều khoản giao hàng, thời gian, thanh toán, và các thông tin khác,.. nhấn Confirm Order để chuyển đơn hàng từ trạng thái RFQ sang PO. 

image-1702032378659.png

Sau khi RFQ trở thành PO, nó sẽ tự sinh phiếu Receipt, tương tự như phần hành Sales, nó tự sinh ra phiếu Delivery.

image-1702032588490.png

Gắn báo giá, invoice, VAT invoice do nhà cung cấp phát hành, hợp đồng mua hàng (nếu có),.. và mọi chứng từ liên quan đơn hàng lên ERP, vào chỗ biểu tượng kẹp giấy (đã hướng dẫn tại phân hệ SALES).

PHÂN HỆ PURCHASE – MUA HÀNG

Tạo landed cost và nhận hàng

Với đơn hàng nhập khẩu, sau khi hàng đã đến và làm xong Tờ khai hải quan, chúng ta sẽ kiểm tra hàng hóa và đối chiếu với P.O (số lượng, chất lượng,..), đồng thời thực hiện quy trình nhận hàng và tạo Landed Costs trên hệ thống.

Bạn cần thực hiện quy trình chính xác theo thứ tự các bước sau đây:

Quy trình nhận hàng và tạo Landed costs:

1

Update tỷ giá

2

Landed cost

3

Receipt

4

Billing

1. Tạo Currencies/Update tỷ giá:


Vào mục Tab Customs Declaration trên menu chọn  Currencies:

image-1702103092226.png

image-1702103105214.png

image-1702103112249.png

Lưu ý chọn ngày và tỷ giá theo chính xác thông tin trên Tờ khai hải quan đã thông quan.

2. Vào Receipt để xem và kiểm tra HS code , thuế suất NK & thuế VAT nhập khẩu, 

Lấy Tờ khai hải quan làm chuẩn. Nếu HS Code chưa được set trên hệ thống hoặc lệch với Tờ khai hải quan, thì phải thao tác theo quy trình:

image-1702103181572.png

3. Tạo Landed cost (tờ khai hải quan - nhập chi phí mua hàng)

- Nhấn vào Create Landed Cost,  

image-1702103194149.png

 

image-1702103525935.png

Lưu ý: do tờ khai là file excel nên một số dữ liệu có thể cần bấm vào mới xem được full thông tin, hiển thị tại ô phía trên, như ảnh.

image-1702103232304.png

Chúng ta sẽ điền vào các mục:

image-1702103286395.png

 

image-1702103301617.png

- Dựa vào các thông tin ta đã nhập trong suốt quá trình tạo Receipt và Landed Costs, hệ thống sẽ tính nháp tổng chi phí mua hàng ,  thuế nhập khẩu và thuế GTGT nhập khẩu.

- nhấn "Validate" hệ thống sẽ phân bổ chi phí mua hàng cho từng line products trên PO

- Nhấn  "Post" hệ thống tự sinh bill ghi công nợ thuế và công nợ cho các nhà cung cấp dịch vụ liên quan thể hiện trên phiếu landed cost

image-1702543682095.png

4. Receipt -Nhận hàng: Mở phiếu Receipt & kiểm tra lại thông tin

 

image-1702103339615.png

 

Đối chiếu số lượng hàng hóa nhận được thực tế với thông tin hàng hóa trên tờ Receipt cũng như trên PO để đảm bảo không bị thiếu sót. Kiểm tra, đánh dấu, ký tên và ghi ngày kiểm tra lên bản giấy.

image-1702103350244.png

Nếu phát hiện hàng nhận được bị thiếu, cần đánh dấu lại và báo với quản lý/phản ánh với bên bán để làm rõ vấn đề và yêu cầu giao bù hoặc tìm cách giải quyết khác

image-1702103359126.png

image-1702103367100.png

Billing

Tạo Vendor bill để ghi công nợ cho nhà cung cấp, cách thực hiện giống như tạo Customer Invoice tại phân hệ Sales Order

Nếu Bill bạn tạo trùng ngày với ngày receipt, thì chênh lệch tỷ giá sẽ ít hoặc không có. Tuy nhiên với những PO có gốc ngoại tệ, thì việc xử lý chênh lệch tỷ giá là việc đương nhiên 

PHÂN HỆ PURCHASE – MUA HÀNG

Tạo Vendor bill

Tại trang PO, nhấn Create Bill để tạo Bill.

image-1702103451373.png

 PO nào không có hóa đơn cần ghi chú KHD, còn để trống có nghĩa là có hóa đơn nhưng chưa nhận được. 

Khi Bill được nhấn "Validate", thì công nợ NCC đã được ghi .

Cần lưu ý liên hệ với Vendors để thu hết các hóa đơn của các đơn hàng trong một quý trước khi kết thúc quý đó

Thanh toán Bill giống Quy trình nhận thanh toán Customer Invoice.

PHÂN HỆ ACCOUNTING - KẾ TOÁN

PHÂN HỆ ACCOUNTING - KẾ TOÁN

Tạo mã ngành hàng & mã chi phí

1. Tạo mã ngành hàng

B1: Vào phân hệ Accouting => chọn tab Configuration => chọn Analytic Accounts => nhấn nút Create

B2: Điền các thông tin cần thiết

B3: Chọn save để hoàn thành

image-1702030624663.png

 

2. Tạo mã chi phí

B1: Vào phân hệ Accouting => chọn tab Configuration => chọn Analytic Tags => nhấn nút Create

B2: Điền các thông tin cần thiết, chọn Analytic Distribution nếu muốn phân bổ chi phí

B3: Chọn save để hoàn thành

image-1702030688883.png

 

3. Vào tài khoản ngân hàng

B1: Vào phân hệ Accounting => Configuration=> add a bank Account =>  nhấn nút  ở góc phải bên dưới màng hình, nó sẽ hiện giao hiện như hình bên dưới điền các thông tin sau, sau đó nhấn nút create

image-1702030772178.png

B2 Vào phân hệ Accounting => Chart of Accounts sửa lại số TK  kế toán 112 sao cho phù hợp

B3  Ra ngoài Journal chỉnh lại thông tin VNĐ và USD cho phù hợp

PHÂN HỆ ACCOUNTING - KẾ TOÁN

Hướng dẫn xử lý các nghiệp vụ kế toán

1. Nghiệp vụ khách hàng ứng trước tiền

image-1702028381858.png

2. Nghiệp vụ ứng trước tiền cho nhà cung cấp:

B1: Vào phân hệ Accouting => chọn tab Vendors => chọn Payments => nhấn nút Create để ra giao diện nhập chứng từ ứng trước tiền cho NCC

B2: Điền các thông tin cần thiết như: NCC cần ứng trước, số tiền ứng trước, ngày chuyển tiền, chứng từ tham khảo (hóa đơn nào hay của PO nào), TK ngân hàng chuyển tiền….Sau khi điền đầy đủ thông tin nhấn Confirm để Posted phiếu Payments.

image-1702028644959.png

3. Nghiệp vụ hạch toán các chi phí đầu vào

B1: Vào phân hệ Accouting  => chọn tab Accouting => chọn tab Journal Entries =>nhấn nút Create để ra giao diện nhập chứng từ chi phí

B2: Điền các thông tin cần thiết như: ngày hạch toán, chọn Journal Operating Expenses, sau đó định khoản nghiệp vụ chi phí

vd:       Nợ 6421 :        10.000.000

            Nợ 1331:         1.000.000

                       Có 331:           11.000.000

image-1702028905267.png

4. Nghiệp vụ hạch toán phiếu kế toán

B1: Vào phân hệ Accouting => chọn tab Accouting => chọn tab Journal Entries => nhấn nút Create để ra giao diện nhập chứng từ phiếu kế toán

B2: Điền các thông tin cần thiết như: ngày hạch toán, chọn Journal Miscellaneous Operation, sau đó định khoản nghiệp vụ phiếu kế toán

image-1702028971488.png

5.  Nghiệp vụ nhập chứng từ ngân hàng

Nghiệp vụ thu chi tiền, nghiệp vụ chi tiền ngân hàng, tiền mặt

B1: Chọn journal ngân hàng hoặc tiền mặt => nhấn nút Create để ra giao diện nhập thu chi

image-1702029041299.png

image-1702029384003.png

B2: Điền các thông tin sau:

  1. References : Nội dung chung của chứng từ
  2. Journal: chọn loại journal là ngân hàng hay Cash tiền mặt để thực hiện nghiệp vụ thu chi
  3. Starting Balance: số tiền trước khi phát sinh nghiệp vụ
  4. Ending Balance: Số tiền sau khi phát sinh nghiệp vụ
  5. Ngày, label (số SO, PO hoặc invoice, bill hoặc loại chi phí), NCC hoặc khách hàng
  6. Số tiền chi (ghi trừ), số tiền nhận (ghi bình thường)

B3: Nhất nút Save => Post => Nhấn reconcile để chọn TK đối ứng trước đó trong liên kết với payment của customer hoặc vendor hoặc chi phí đã tạo trước đó => chọn Validate để hoàn thành

VD: khi khách hàng ứng trước tiền hàng

N1125: 10.000.000

C1311: 10.000.000

Lúc này tiền chưa vào TK 1121 của ngân hàng mà đang treo ở TK 1125, khi chúng ta làm phiếu ngân hàng thì lúc reconcile chúng ta chọn TK 1125 để ghi nhận tiền chuyển từ TK trung gian 1125 vào TK 1121

N1121: 10.000.000

C1125: 10.000.000

VD: Khi trả trước cho NCC

N3311 : 15.000.000

C1126: 15.000.000

Lúc này tiền chưa trừ khỏi TK 1121 của ngân hàng mà đang treo ở TK 1126, khi chúng ta làm phiếu ngân hàng để chi số tiền này, thì lúc reconcile nó sẽ định khoản nghiệp vụ đó như sau:

N1126: 15.000.000

C1121: 15.000.000

VD: Nghiệp vụ thanh toán tiền cho NCC

   N6427/C3311:            1.113.669đ

image-1702029626783.png

Chúng ta vào tạo phiếu ngân hàng chi khoản tiền này cho NCC

image-1702029671105.png

Khi bấm vào nút reconcile thì chọn TK 331 tương ứng với số tiền 1.113.669 để đối trừ công nợ. Sau đó bấm validate để hoàn thanh phiếu này

image-1702029684262.png

6. Vay tiền ngân hàng

B1: Chọn journal ngân hàng vay => nhấn nút Create để ra giao diện nhập chứng từ vay, sau đó sẽ reconcile với TK 3411.

image-1702029865197.png

image-1702029872546.png

B2. Dùng số tiền đi vay này để thanh toán cho các NCC thì vào phân hệ Accounting => Vendors => Payments để làm thanh toán cho NCC.

image-1702029882502.png

B3. Vào journal ngân hàng vay => nhấn nút Create để ra giao diện nhập chứng từ chi thanh toán tiền cho các NCC.

image-1702029895234.png

Nghiệp vụ bán 2.400 USD  tỷ giá 22.825 = 54.780.000 ngoại tệ từ TK VIDB USD sang TK VIDB VND

B1: vào TK ngân hàng USD chi số tiền 2.400 USD này ra. Sau khi làm xong phiếu này ta sẽ có định khoản như sau => sau đó reconcile với TK 1131 (tiền đang chuyển)

NỢ 1131: 2.400 USD ~ 54.780.000

CÓ 1121: 2.400 USD ~ 54.780.000

image-1702029942546.png

B1: vào TK ngân hàng VNĐ ghi nhận số tiền 54.780.000 ~ 2.400 USD này Sau khi làm xong phiếu này ta sẽ có định khoản như sau => sau đó reconcile với TK 1131 (tiền đang chuyển).

NỢ 1121: 54.780.000 ~ 2.400 USD

CÓ 1131: 54.780.000 ~ 2.400 USD

image-1702030051290.png

Sau khi làm xong các vào phân hệ Accouting => General Ledger => vào TK 1131 (tiền đang chuyển) để chỉnh lại số tiền cho khớp vì chênh lệch tỷ giá => đảm bảo TK 1131 (tiền đang chuyển) phải về bằng 0

 

Nghiệp vụ mua 2.400 USD  tỷ giá 22.825 = 54.780.000 để thanh toán tiền cho NCC

B1: Vào Dashboard  => chọn Journal ngân hàng VNĐ chi tiền mua USD => sau đó reconcile với TK 1131 (tiền đang chuyển).

image-1702030095264.png

B2: Vào Dashboard  => chọn Journal ngân hàng USD ghi nhận số tiền mua USD => sau đó reconcile với TK 1131 (tiền đang chuyển).

image-1702030105160.png

Sau khi làm xong các vào phân hệ Accouting => General Ledger => vào TK 1131 (tiền đang chuyển) để chỉnh lại số tiền cho khớp vì chênh lệch tỷ giá => đảm bảo TK 1131 (tiền đang chuyển) phải về bằng 0.

B3: Chi tiền USD này thanh toán cho các NCC

image-1702030127803.png

7. Nghiệp vụ nhập TSCĐ và làm khấu hao TSCĐ

B1: Vào phân hệ Accouting => chọn tab Accouting => Assets  =>  nhấn nút Create

B2: Điền các thông tin cần thiết như: Tên tài sản, giá trị gốc, ngày mua, loại khấu hao, thời gian khấu hao, tài khoản khấu hao, chi phí,…

B3: Chọn save => chọn compute depreciation (tính khấu hao) => nhấn nút post để hoàn thành

Nếu muốn chỉ lại thông tin thì draft tất cả entry đã posted.

image-1702030356949.png

 

8. Nghiệp vụ phân bổ công cụ dụng cụ

B1: Vào phân hệ Accouting => chọn tab Accouting => Deferred Expenses => nhấn nút Create

B2: Điền các thông tin cần thiết như: Tên CCDC, giá trị gốc, ngày mua, loại khấu hao, thời gian khấu hao, tài khoản khấu hao, chi phí,…

B3: Chọn save => nhấn nút post để hoàn thành

image-1702030467805.png

 

PHÂN HỆ ACCOUNTING - KẾ TOÁN

Lập phiếu đề nghị thanh toán

Vào Accounting/Customer/Payment Request

image-1703238142125.png

Nhấn "Create", xuất hiện form nhập như hình bên dưới

image-1703238278391.png

Bank Payment: thông tin tài khoản nhận thanh toán
- Lấy dấu Tick: lấy thông tin ngân hàng setting default cho công ty
image-1703239556587.png

- Bỏ dấu Tick: tự điền tài khoản nhận thanh toán


image-1703240020655.png

Nhấn "Save" để phiếu load được phần công nợ của khách hàng từ "báo cáo công nợ -Partner Ledger"

PHÂN HỆ PROJECT

PHÂN HỆ PROJECT

Config - Cấu hình:

Odoo Project là một công cụ để quản lý các dự án đang diễn ra của bạn. Lên lịch nhiệm vụ, phân công hoạt động cho đồng nghiệp và theo dõi lợi nhuận của từng dự án. Cấu trúc của Module Project của Odoo ERP Daviteq đã thay đổi hoàn toàn so với bản gốc Odoo, nó chặt chẽ hơn, giúp người quản lý quản công việc -task của cấp dưới dễ dàng hơn. Vì vậy người quản lý sẽ phải cấu hình kỹ và người nhân viên chỉ sẽ đi theo định hướng từng bước của quản lý mà thôi. Và chỉ người được phân quyền "Administrator" trên module Project mới có thể cấu hình được.

1. Cấu hình Project stage: 

Vào Configuration/Project Stage để config

Nhấn Create tạo thêm các stage (các giai đoạn) thực hiện của 1 project. Thường mỗi loại dự án của bạn sẽ có quy trình và các bước thực hiện riêng. Bạn sẽ cấu hình các bước thực hiện này dựa trên nhu cầu hiện tại của công việc & quy định của riêng công ty mình

Kéo thứ tự giai đoạn  theo dấu mũi tên

image-1703645408564.png

2. Cấu hình Task Stage

image-1703487661026.png

4. Task template (task mẫu)

Task template là chức năng tạo sẵn task mẫu, áp dụng cho project category nhất định. Nếu bạn setting mục này, khi bạn tạo project, bạn có thể load các task mẫu qua tham khảo, và có thể thêm bớt nếu cần. Sử dụng chức năng này sẽ giúp người quản lý tiện dụng hơn khi giao Task, bởi mỗi Project thường sẽ có phải trải qua việc thực hiện các Task chính như thế.

image-1703647992888.png

image-1703647939626.png

 

PHÂN HỆ PROJECT

Hướng dẫn sử dụng Project & Task

Tạo Project

image-1703648320647.png

image-1703487928462.png

4. Tạo Tasks

image-1703665001257.png

image-1703488554772.png

 

 

PHÂN HỆ MANUFACTURING

PHÂN HỆ MANUFACTURING

Giới thiệu về Manufacturing

Giới thiệu

Odoo Manufacturing giúp các nhà sản xuất lên lịch, lập kế hoạch và xử lý các đơn đặt hàng sản xuất. Bạn có thể kiểm soát lệnh sản xuất trong thời gian thực và cho phép công nhân kích hoạt các hoạt động bảo trì, vòng phản hồi, các vấn đề về chất lượng, v.v.

Manufacturing là phân hệ quản lý sản xuất của hệ thống ERP, nó giúp lưu trữ cả về định mức vật tư (BOM list) và cả về quy trình sản xuất (work orders). Sau khi hoàn thành lệnh sản xuất (M/O), phần mềm sẽ tự động tính giá thành vật tư sản xuất, tự nhập kho thành phẩm và đồng thời xuất kho nguyên vật liệu

Lưu đồ 

image-1702368942945.png

Đăng nhập

image-1702373632773.png

 

 

 

PHÂN HỆ MANUFACTURING

Hướng dẫn lập BOM

1. Tạo Products tham gia BOM mới, bao gồm cả mã thành phẩm và vật tư tham gia cấu thành thành phẩm

2. Vào  Manufacturing/Products/Bill of materialsimage-1702373843578.png

3. Nhấn "Create"

image-1702374065844.png

- Products: chọn thành phẩm cần tạo BOM

- Products variants: biến thể thành phẩm (với các công ty không dùng biến thể, sẽ không hiện mục này)

- Quantity: Số lượng thành phẩm (số lượng lơn hơn 1 nếu bạn tạo BOM để sản xuất thành phẩm theo mẻ)

- Units: Đơn vị tính (chạy theo mã thành phẩm)

- Reference: gõ lại mã thành phẩm (Products/ Products variants)

- BOM type: 

Tab Components: khai báo định mức vật tư
Tab Operation: khai báo quy trình sản xuất

 

 

 

 

PHÂN HỆ MANUFACTURING

Xử lý lệnh sản xuất M/O

Vào Operation/Manufacturing Orders hoặc có thể bật từ giao diện S/O

image-1702375304666.png

image-1702375425636.png

1. Chọn M/O cần xử lý

image-1702375567362.png

Button "Sales" : M/O này được sinh ra từ 1 sales order

Button "Purchase": M/O này đang thiếu vật tư để sản xuất, và tự đề xuất ra Purchase order nháp để mua vật tư sản xuất. Khi bạn xử lý quy trình Purchase xong thì vật tư sẽ đủ để sản xuất.

Tab Components sẽ load BOM mà bạn đã lập sẵn bên phần "Bill of Materials" qua. 

image-1714028800252.png

2. Bạn có thể thay đổi số lượng hay chủng loại Components trên từng Line: tùy vào tình hình sản xuất, bạn có thể tăng giảm vật tư theo đúng thực tế. Khâu này bạn phải nhất nhất làm đúng với việc lấy vật tư thực tế sản xuất. Chỗ này các components lấy theo "Demand" sẽ chạy theo cách:

Chính vì thế, nếu bạn tái hiện không đúng với thực tế ngay thời điểm bạn thực hiện LSX đó, bạn sẽ gặp phải vấn đề sau

3. Nhấn "confirm" để bắt đầu quy trình sản xuất

4. Nhấn " Mark as done" khi sản xuất xong

Nếu bạn sản xuất chưa hết số lượng, phần mềm sẽ tự sinh ra M/O khác bằng với số lượng chưa sản xuất để bạn không bị sót lệnh sản xuất

5. Tính giá thành & nhập xuất kho (tự động, không thao tác)

image-1702376577448.png

Lưu ý: Button "Source MO" hay "Child MO" sẽ hiện ra nếu bạn sử dụng BOM đa cấp, nó giúp bạn drill down sâu, quản lý chặt chẽ các MO liên quan với nhau

 

PHÂN HỆ MANUFACTURING

Work Orders

Work Orders trong Odoo, được ví như MES, là một công cụ quản trị sản xuất mà các công ty sản xuất phải hướng đến. Đây là module mà giúp cho doanh nghiệp quản lý hoạt động sản xuất của mình theo thời gian thực. Điều bắt buột chúng ta phải làm là phải mô phỏng đúng 100% quy trình sản xuất thực tế tại nhà máy của ta cho từng sản phẩm vào trong Operations/Work Orders. Việc này sẽ giúp bạn quản lý được tiến độ sản xuất chất lượng của sản phẩm theo đúng thực tế.

Thiết lập quy trình sản xuất -Work Orders (Operation) trên Bill of Materials (BOM)

image-1714118676173.png

  1.  Vào phân hệ Manufacturing
  2. Vào Menu Products, chọn Bill of Materials
  3. Tab Components: thiết lập định mức vật tư, gọi tắt là BOM
  4. Tab Operation: Thiết lập quy trình sản xuất/các bước QC/ tài liệu hướng dẫn sản xuất 
  5. Nhấn "add a line " để khai báo quy trình sản xuất

    image-1714119053843.png

 

PHÂN HỆ TIME OFF

PHÂN HỆ TIME OFF

Hướng dẫn sử dụng Time Off

1. Mục đích: Phân hệ Time Off dùng để quản lý nghỉ phép của nhân viên

2. Hướng dẫn sử dụng:

Giao diện phần mềm

 

Đăng nhập vào đường link sau: …………….. (link do Quản trị viên cấp).

 

Lưu ý:
* Chỉ đăng nhập vào được khi được cấp user & password.
* Cấp quyền truy cập ERP Odoo, do bộ phận IT cấp dựa trên phê duyệt của BGĐ.

  => Sau khi đăng nhập, bạn sẽ thấy cửa sổ màn hình chính như sau. Đây là màn hình toàn quyền sử dụng các phân hệ ERP, bạn có thể sẽ thấy ít hơn tuỳ thuộc vào quyền truy cập mà bạn được cấp.

image-1706084378708.png

Nếu bạn làm cho chính mình, thì vào My Time Off

Nếu bạn làm giúp đồng nghiệp, bạn vào Approvals

image-1706084505168.png

 

image-1706084677428.png

-  Time Off Types: chọn loại time off 

- Employee: default user của bạn, bạn có thể chọn lại tên của đồng nghiệp, nếu bạn làm giúp

- Dates: Thời gian nghỉ phép

- Duration: tổng thời gian nghỉ phép

- Description: Lý do nghỉ phép

- Supporting documents: đính kèm các tài liệu 

Khi bạn nhấn nút Save, người duyệt Time Off cho bạn sẽ nhận được email đề nghị duyệt phép cho bạn. Nếu cấp trên của bạn duyệt thì nhấn nút"Approve", và nếu không duyệt, họ sẽ nhấn "Refuse."

image-1706086120818.png

Nếu bạn lỡ ghi sai, bạn có thể "Set to Draft" và sửa lại. Một khi phiếu đã được duyệt và nhấn nút, bạn không thể xóa được nữa, chỉ có người quản lý Time Off của bạn mới có quyền "refuse" rồi xóa đơn của bạn mà thôi

New Page