Xử lý nghiệp vụ cho khách hàng mượn hay demo thiết bị

Mục đích:

Nhiều trường hợp chúng ta không thể từ chối cho khách hàng dùng thử sản phẩm, hoặc ta phải tạo ra 1 hệ thống demo cho khách hàng chạy thử để họ có thể chọn phương án thi công mà chúng ta đề xuất. Nếu không quản lý các vấn đề này, ta sẽ bỏ trôi, quên đi số tài sản này

Cách thực hiện nghiệp vụ

Bạn không nên tạo S/O giả với số lượng cần cho khách hàng mượn và giá trị bằng 0, làm như thế phiếu xuất sẽ chạy theo hướng giao hàng bán bình thường vì "Operation type" của nó sẽ là "Delivery". Còn nếu bạn theo luồng như hướng dẫn này thì operation type của nó là "Demo/Lending", giúp cho cả Admin và kế toán sẽ nhận biết những ca đặc biệt này phải quản lý nó theo kiểu đặc thù.

1. Vào Inventory/Inventory Overview
2. Chọn Operation Type "Demo/Lending"

   

3. Nhấn "Create" để tạo một phiếu xuất kho cho mượn hàng hóa

   

4. Điền phiếu

- Delivery Address: chọn khách hàng mượn hàng

- Operation type: tự sinh ra (không được sửa)

- Schedule date: set ngày đến hạn thu hồi hàng hóa

- Source documents: là ô text, bạn có thể điền ghi chú nếu cần

Detail Operations: 

- "Add a line " để chọn sản phẩm cho mượn

- Lot/Serial number: chọn S/N thiết bị cho khách hàng mượn (nếu có)

- Done: gõ số lượng sản phẩm cho mượn. Nếu sp có quản lý serial No., bạn phải add từng line, mỗi line là 1 số serial

- Nhấn nút "Save" , phiếu chuyển sang trạng thái "Ready", chờ xử lý ở giai đoạn sau.

Giao diện này giúp ta biết được ngày dự kiến thu hồi thiết bị 

Ta tự quy định ý nghĩa status trong Operation Type này

- Ready: đang cho mượn, trong kho trên máy ta vẫn còn thiết bị này, nhưng thực tế nó đã được đưa đến khách hàng demo => hàng chưa xuất ra khỏi kho & giá vốn vẫn chưa được ghi

Bạn sẽ thấy, tồn kho vẫn 5c, nhưng forcasted còn 3 units, là vì nó đã reserved cho phiếu DAVI/LEN/00004, 2 units rồi

 

- Cancel: khách hàng đã trả hàng.

Nếu tới cuối thời hạn thu hồi, bạn thu hồi được thiết bị thì nhấn nút "Cancel", hàng trong kho không mất, giá vốn chưa xuất-

- Done: hàng đã được xuất ra khỏi kho, phần này giá trị kho này bạn có thể đưa vào chi phí 

Nếu tới cuối thời hạn thu hồi, bạn không thu hồi được thiết bị hoặc thu hồi nhưng đã hỏng, hoặc cũ, không thể bán được nữa thì nhấn nút "Validate" để trừ kho và xuất giá vốn, phần giá trị này có thể đưa vào chi phí bán hàng , chi phí quản lý, hay giá vốn....tùy bạn đánh giá sự hợp lý của mỗi trường hợp.

 Bạn vẫn có thể làm theo một cách khác là

1. Bạn sẽ Done luôn phiếu cho mượn, => xuất kho, ghi chi phí.

2. Khi nào bạn thu hồi thì dùng chức năng "Return" để nó quay về kho.

Bạn xuất hàng hóa ra từ kho nào & ghi chi phí vào tài khoản nào thì nó sẽ làm bút toán đảo lại đúng y như bạn đã làm trước kia.

• 

Tuy nhiên, nhược điểm của cách này sẽ làm bạn quên đi các ca mà bạn phải đòi lại các TB đã cho mượn. Nó chỉ đúng thực tế về số lượng tồn kho & chi phí, bởi nó xem như đã "Done"-hoàn thành rồi không cần chú ý tới nữa, nó không còn màu xanh khác biệt & "scheduled date" không còn hiện ra nhắc nhở bạn phải thu hồi tài sản

Vì vậy, tùy vào trường hợp cụ thể mà bạn suy xét nên chọn phương án nào.

• Nếu cho mượn rồi coi như cơ hội thu hồi lại rất ít hoặc không có thì bạn làm "Done" phiếu cho mượn & ghi chi phí. Khi bạn thu hồi thì phần mềm sẽ làm bút toán đảo, trả lại tài sản cho bạn
• Nếu bạn đánh giá đối tác sẽ nhanh trả thiết bị, với tình trạng hoạt động tốt thì ta chỉ để trạng thái "Ready", và kế hoạch ngày thu hồi.
  - Thu hồi được:  cancel phiếu đang "ready"  => coi như không việc gì cả, tài sản còn nguyên  
  - Không thu hồi:  Done phiếu & ghi chi phí => kết thúc quy trình